Är det möjligt att skapa verksamhetsanpassade lokaler som både stödjer ett aktivitetsbaserat arbetssätt och uppfyller krav på sekretess? Absolut! PQ har erfarenhet av projektledning och anpassning av lokaler vid övergången till ABW.

När en verksamhet tar beslut om att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt (även kallat ABW) där de vill gå från traditionella cellkontor till verksamhetsanpassade lokaler ställer de ofta frågan om hur det ska gå till. Det som i många fall inleds som ett lokalprojekt visar sig snart handla om en förändringsprocess.

Vi på PQ Projektledning är ofta med i tidiga skeden där de fysiska och byggrelaterade förutsättningarna i olika fastighetsprojekt undersöks. Vår gedigna kunskap om de olika faserna gör att vi vet hur vi ska bedöma förutsättningarna. Metoden kan likväl appliceras på ett förändringsprojekt. Här kan du läsa mer om vår metod.

Så, går det att skapa en attraktiv och ändamålsenlig lokal som stödjer medarbetarna i det dagliga arbetet? Heidi Wistrand projektledare från PQ Projektledning berättar:

– Det går absolut. Det viktigaste att tänka på är att ta reda på och analysera verksamhetens behov. Förändringsprocessen inleds med en behovsanalys och vid själva lokalutformningen ska hänsyn tas till verksamhetens specifika krav. Det finns ingen mall för ABW då varje verksamhet har unika förutsättningar.

Modernt, säkert och effektivt
För att uppnå optimal fördelning av arbetsytor krävs att verksamheten är delaktig i processen. Här kan enkätundersökningar, beläggningsgradmätningar, workshops och intervjuer med verksamheten vara lämpliga sätt att samla information. Det är exempelvis viktigt att analysera medarbetarnas behov av att arbeta ostört, behov av specifika ytor för samarbeten mellan avdelningar, koncentrerat eller sekretessbelagt arbete. Resultatet av riskanalys kan även ge förutsättningar för lokalutformningen.

En del i PQ’s metod består av att vi i samråd med beställaren knyter till oss externa resurser och specialister. I samband med behovsanalysen kan det exempelvis finnas fördelar att arkitekten som ska utforma lokalen medverkar och senare i projektet förändringsledare som kan stödja chefer och medarbetare i förändringsprocessen.

I våra projekt arbetar vi främst på uppdrag av byggherren, oberoende av entreprenörer och andra konsulter, mot satta projektmål och med byggherrarnas hyresgäster i fokus. Med de erfarenheterna som utgångspunkt har vi också bra möjligheter att stödja hyresgäster. Det skapar synergieffekter vilket underlättar för fastighetsägaren då lokaler som är kostnads- och yteffektiva bland annat bidrar ur miljöaspekt där antalet outnyttjade kvadratmetrar att värma och underhålla minskar och kravställningen från hyresgäst förtydligas tidigt i processen.

Ett kontor – många möjligheter
Ett verksamhetsanpassat kontor ska ge medarbetarna flera valmöjligheter att välja en arbetsmiljö som passar för den aktuella arbetsuppgiften. Det bör finnas en variation av spontana mötesplatser, öppna arbetsplatser och fokusrum, det vill säga tysta rum för enskilt arbete som kräver koncentration.

– För att ge medarbetarna en tydligare bild av hur det nya kontoret kommer fungera är det bra att genomföra studiebesök hos andra verksamheter som infört ABW. Det kan också vara en framgångsfaktor att låta delar av verksamheten testa det nya arbetssättet i ett pilotprojekt. Medarbetarna som testat kan därmed bidra som ambassadörer för förändringen, fortsätter Heidi.

Andra framgångsfaktorer är att rikta kommunikationsinsatserna så att medarbetarna vet vad som händer i projektet och att bjuda in till olika arbetsgrupper för att skapa engagemang och delaktighet där det är möjligt.

Medarbetarnas möjlighet att arbeta effektivt mäts
Efter inflyttning, när verksamheten gått över till det nya arbetssättet, kvarstår att följa upp hur väl kontoret och de olika arbetsytorna stödjer det dagliga arbetet och medarbetarnas möjlighet att arbeta effektivt, förklarar Heidi.

– Inför projektets avslut är det viktigt att följa upp om kontoret upplevs och fungerar som planerat. Ibland kan det visa sig att det inte blev precis som planerat och att det krävs anpassningar efter inflyttning.

Förändringsprocesser tar tid. För att verksamheten ska få de bästa förutsättningar, med rätt fördelning av arbetsytor, kan projektet i vissa fall sträcka sig över flera år från förstudie till inflyttning.

Svaret på frågan då? Ja, med en bra behovsanalys och säkerhetsplanering är det fullt möjligt att skapa förutsättningar för en kontorsmiljö som erbjuder flera olika arbetsmiljöer att välja mellan, trots krav på sekretess.